Materi MU. 4

Materi Manajemen Umum, 3 & 4

PERENCANAAN

A.    PROSES PERENCANAAN

1.    Pengertian, Manfaat Dan Langkah-Langkah Perencanaan

a)    Defenisi Perencanaan

b)    Tujuan  perencanaan

Ø Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

Ø Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat rencana berikutnya.

Ø Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

Ø Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

Ø Membuat tujuan lebih jelas, terperinci dan lebih mudah dipahami.

Ø menghemat sumber daya yang diperlukan dalam mencapai sasaran.

Ø Mempermudah dalam mendekteksi bila terjadi pernyimpangan dalam pelaksanaannya.

Ø Membantu memperkirakan peluang dimasa yang akan datang.

c)     Langkah-langkah menyusun perencanaan

Ø Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Ø Merumuskan keadaan saat ini

Ø Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

Ø Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Tahap Dasar Perencanaan :

TAHAP	KEGIATAN
1	Menetapkan tujuan
2	Merumuskan keadaan sekarang
3	Mengidentifikasi kemudahan, hambatan / ancaman
4	Mengembangkan serangkaian kegiatan
5	Pencapaian tujuan

2.     Hubungan Fungsi Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen Lainnya

a)     Perencanaan Vs Pengorganisasian

b)     Perencanaan Vs Pengarahan

c)      Perencanaan Vs Pengawasan

3.     Tipe-Tipe Perencanaan

a.   Dasar pengklasifikasian rencana :

q  Bidang fungsional

q  Tingkatan organisasional

q  Sifat rencana

q  Waktu

q  Unsur-unsur rencana

b.   Tipe  utama rencana (pengelompokkan rencana), yaitu :

1)     Rencana Strategis (strategic plans):

Langkah-langkah proses penyusunan strategic ini :

q  Penentuan misi dan tujuan

q  Pengembangan profil perusahaan

q  Analisa lingkungan eksternal

q  Analisa internal perusahaan

q  Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic.

q  Pembuatan keputusan strategic

q  Pengembangan strategi perusahaan

q  Implementasi strategi

q  Peninjauan kembali dan evaluasi (strategic control).

2)     Rencana operasional (operational plans):

Rencana operasional dibagi menjadi 2 (dua) bagian :

a.     Rencana sekali pakai (single use plans)

b.     Rencana tetap (standing plans)

4.     Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif

1.    Jenis hambatan dalam mengembangkan rencana yang efektif

q  Penolakan internal

q  Penolakan Eksternal

5.      Hambatan Pembuatan rencana Efektif

q  Kurang pengetahuan tentang organisasi

q  Kurang pengetahuan tentang lingkungan

q  Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

q  Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

q  Biaya

q  Takut gagal

q  Kurang percaya diri

q  Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

5.     Kriteria Penilaian Efektivitas Perencanaan

q Kegunaan

q Fleksibilitas

q Ketepatan dan obyektivitas

q Ruang Lingkup

q Efektivitas biaya

q Akuntabilitas

q Ketepatan Waktu

B.       PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI

A.     Misi Dan Tujuan Organisasi

  Misi (Maksud) :

Tujuan :

Ada dua unsur penting tujuan, yaitu :

q   Hasil akhir yang di inginkan diwaktu mendatang

q   Usaha-usaha atau kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa :

q   Tujuan umum (strategic)

q   Tujuan khusus

q   Tujuan akhir

Fungsi Tujuan bagi Organisasi :

q   Pedoman bagi kegiatan

q   Sumber legitimasi

q   Standar pelaksanaan

q   Sumber motivasi

B.   Tipe-Tipe Tujuan

Perrow membagi 5 (lima) tipe tujuan, yaitu :

q   Tujuan kemasyarakatan (societal goals)

q   Tujuan keluaran (output goals)

q   Tujuan system (system goals)

q   Tujuan produk (product goal)

q   Tujuan turunan (derived goals)

C.    Proses Perumusan Tujuan

KOALISI EKSTERNAL		Manajer Pelaksana		TUJUAN
Pemegang saham, pemiliki modal, penyedia, langganan
KOALISI INTERNAL		Sistem Nilai
Manajemen, manajer, karyawan, dsb
TUJUAN  INDIVIDU vs ORGANISASI

Bidang yang harus ditetapkan tujuan (Peter Drucker) , yaitu :

q   Posisi pasar

q   Produktivitas atau efisiensi

q   Sumber daya phisik dan keuangan

q   Profitabilitas (tujuan laba).

q   Inovasi

q   Pengembangan manager

q   Pengembangan sikap karyawan

q   Tanggungajawab social publik

Dalam upaya proses perumusan tujuan yang efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

q   Libatkan individu-individu

q   Manajer puncak hendaknya menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan-tingkatan yang lebih rendah.

q   Tujuan harus realistic

q   Harus jelas

q   Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana

q   Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum

q   Tinjau kembali tujuan yang telah ditetapkan

D.    Management By Objectives (Mbo)

Hakekat MBO :

Unsur-Unsur Umum Sistem MBO

q   Merumuskan tujuan secara jelas

q   Komitmen pada program

q   Mendidik dan melatih manajer

q   Penetapan tujuan manajemen puncak dan harus dapat diukur.

q   Penetapan tujuan perseorangan

q   Mendorong partisipasi bersama

q   Otonomi dalam implementasi rencana

q   Peninjauan kembali prestasi (umpan balik)

Kekuatan Dan Kelemahan Mbo

Ø  Kekuatan MBO

q  Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

q  Membantu dalam perencanaan

q  Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.

q  Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

q  Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.

Ø  Kelemahan MBO

q  Membutuhkan waktu dan usaha

q  Meningkatkan banyaknya kerta kerja

q  Memerlukan banyaknya perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang dan prosedur pengawasan.

q  Membutuhkan pelatihan baru baik bagi manajer maupun kepada karyawan.

q  Penentuan deskripsi (uraian) jabatan sangat sulit dan memakan waktu

q  Penetapan dan pengkoordinasian tujuan sangat sulit.

C.PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

1.  Defenisi Dan Tipe-Tipe Pembuatan Keputusan

     Defenisi :        

Tipe-tipe (klasifikasi) keputusan :

1.    Keputusan yang diprogram dan tidak terprogram.

q  Keputusan yamng diprogram (programmed decisions)

q  Keputusan yang tidak diprogram (non programmed decisions)

2.    Keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi kepastian, risiko dan ketidakpastian.

q  Dalam kondisi kepastian (certainty) :

q  Dalam kondisi risiko (risk) :

q  Dalam kondisi ketidakpastian (uncertainty) :

2.    Proses Pembuatan Keputusan

Ø  Pemahaman dan perumusan masalah (identifikasi dan diagnosa masalah) 

Ø  Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Ø  Mengembangkan alternatif-alternatif

Ø  Evaluasi alternatif-alternatif

Ø  Pemilihan alternatif terbaik

Ø  Implementasi keputusan

Ø  Evaluasi hasil-hasil keputusan

3.  Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan Kelompok

Hal-hal yang mempengaruhi dan menentukan apakah sebaiknya pembuatan keputusan kelompok digunakan atau tidak, antara lain;

1. Karakteristik-karakteristik situasi keputusan;

q  Persyaratan kualitas

q  Informasi yang cukup

q  Situasi keputusan terstruktur

q  Penerimaan keputusan (kepastian penerimaan keputusan)

q  Tujuan organisasi

q  Konflik yang akan timbul

2. Gaya pembuatan keputusan manajemen

Ada lima Gaya (Vroom-Yetton) pembuatan keputusan manajemen :

q  Manajer membuat keputusan sendiri, dengan menggunakan informasi yang tersedia pada waktu tertentu.

q  Manajer mendapatkan informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menentukan keputusan yang sesuai.

q  Manajer membicarakan masalah dengan para bawahan scara individual dan mendapatkan gagasan-gagasan dan saran-saran tanpa mengikut sertakan para bawahan sebagai suatu kelompok.

q  Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan mengumpulkan gagasan-gagasan dan saran mereka dalam suatu pertemuan kelompok.

q  Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun dan menilai alternatif-alternatif.

4.    Metode-Metode Kuantitaf Dalam Pembuatan Keputusan

Berbagai teknik dan peralatan kuantitatif dalam pmbuatan keputusan dikenal sebagai teknik-teknik “management science” / “operation research (riset operasi)”.

Maksud dan Tujuan Riset Operasi :

Ciri-ciri Riset Operasi :

q Terpusat pada pembuatan keputusan

q Penggunaan metode ilmiah

q Penggunaan model matematika

q Efektivitas ekonomis

q Bergantung pada komputer

q Pendekatan tim

q Orientasi system

Tahap-Tahap Pendekatan Riset Operasi :

q    Diagnosa masalah

q    Perumusan masalah

q    Pembuatan model

q    Analisa model

q    Implementasi penemuan

Berbagai Model dan Teknik Riset Operasi

Ø Cara pengelompokkan model-model

q Model normative

q Model deskriptif

Ø Jenis model dan teknik-teknik operasi

q Programasi linear (linear programming)

q Teori antrian (queuing theory) / Model garis tunggu

q Analisa network Teori permainan (game theory)

q Model rantai Markov (Markov chains)

q Programasi dinamik (dynamic programming)

q Simulasi (simulation)

Kebaikan dan Keterbatasan Penggunaan Riset Operasi

Ø Kebaikan :

q  Memungkinkan untuk memerinci suatu masalah kompleks dan berskala besar menjadi bagian-bagian lebih kecil sehingga dapat memudahkan diagnosa dan dianalisa.

q  Menghasilkan keputusan yang lebih baik, karena mengikuti berbagai prosedur logic dan sistematik.

q  Membantu dalam penilaian alternatif-alternatif, sehingga memungkinkan untuk membuat pilihan yang tepat.

Ø Keterbatasan :

q  Terlalu mahal atau banyak jenis masalah yang timbul

q  Tidak dapat diterapkan secara efektif dalam banyak situasi

q  Mudah menjadi teknik-teknik yang terpisah dari kenyataan

 Pedoman penggunaan Riset Operasi secara Efektif

q    Dukungan manajemen puncak

q    Tanggungjawab manajerial bagi program

q    Partisipasi manajer

q    Penggunaan kebijakan manajrial

q    Pengumpulan data scara cepat

q    Aspek-aspek teknik tidak dibiarkan mendominasi

q    Persiapan untuk kesulitan-kesulitan awal

q    Penyimpanan laporan secara akurat.