Materi
Manajemen Umum, 3 & 4
PERENCANAAN
A.
PROSES PERENCANAAN
1. Pengertian, Manfaat
Dan Langkah-Langkah Perencanaan
a)
Defenisi Perencanaan
b)
Tujuan
perencanaan
Ø Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
Ø Dapat digunakan
sebagai dasar untuk membuat rencana berikutnya.
Ø Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
Ø Memudahkan dalam
melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
Ø Membuat tujuan
lebih jelas, terperinci dan lebih mudah dipahami.
Ø menghemat sumber
daya yang diperlukan dalam mencapai sasaran.
Ø Mempermudah dalam
mendekteksi bila terjadi pernyimpangan dalam pelaksanaannya.
Ø Membantu
memperkirakan peluang dimasa yang akan datang.
c)
Langkah-langkah menyusun perencanaan
Ø Menetapkan tujuan
atau serangkaian tujuan
Ø Merumuskan
keadaan saat ini
Ø Mengidentifikasikan
segala kemudahan dan hambatan
Ø Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap Dasar Perencanaan :
TAHAP
|
KEGIATAN
|
1
|
Menetapkan
tujuan
|
2
|
Merumuskan
keadaan sekarang
|
3
|
Mengidentifikasi
kemudahan, hambatan / ancaman
|
4
|
Mengembangkan
serangkaian kegiatan
|
5
|
Pencapaian
tujuan
|
2. Hubungan
Fungsi Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen Lainnya
a) Perencanaan Vs
Pengorganisasian
b) Perencanaan Vs
Pengarahan
c) Perencanaan Vs
Pengawasan
3.
Tipe-Tipe Perencanaan
a.
Dasar pengklasifikasian rencana :
q Bidang
fungsional
q Tingkatan
organisasional
q Sifat rencana
q Waktu
q
Unsur-unsur rencana
b.
Tipe utama rencana
(pengelompokkan rencana), yaitu :
1)
Rencana Strategis (strategic plans):
Langkah-langkah
proses penyusunan strategic ini :
q Penentuan misi
dan tujuan
q Pengembangan
profil perusahaan
q Analisa
lingkungan eksternal
q Analisa internal
perusahaan
q Identifikasi
kesempatan dan ancaman strategic.
q Pembuatan
keputusan strategic
q Pengembangan strategi
perusahaan
q Implementasi
strategi
q Peninjauan
kembali dan evaluasi (strategic control).
2)
Rencana operasional (operational plans):
Rencana operasional dibagi menjadi 2 (dua) bagian :
a.
Rencana sekali pakai (single use plans)
b.
Rencana tetap (standing plans)
4. Hambatan-Hambatan
Perencanaan Efektif
1.
Jenis hambatan dalam mengembangkan
rencana yang efektif
q Penolakan
internal
q
Penolakan Eksternal
5.
Hambatan Pembuatan rencana Efektif
q Kurang
pengetahuan tentang organisasi
q Kurang
pengetahuan tentang lingkungan
q Ketidakmampuan
melakukan peramalan secara efektif
q Kesulitan
perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
q Biaya
q Takut gagal
q Kurang percaya
diri
q Ketidaksediaan
untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
5. Kriteria
Penilaian Efektivitas Perencanaan
q Kegunaan
q Fleksibilitas
q Ketepatan dan
obyektivitas
q Ruang Lingkup
q Efektivitas biaya
q Akuntabilitas
q Ketepatan Waktu
B.
PENETAPAN
TUJUAN ORGANISASI
A.
Misi Dan Tujuan Organisasi
Misi (Maksud) :
Tujuan :
Ada dua unsur penting tujuan, yaitu :
q
Hasil akhir yang di inginkan diwaktu mendatang
q
Usaha-usaha atau kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa :
q
Tujuan umum (strategic)
q
Tujuan khusus
q Tujuan akhir
Fungsi Tujuan bagi Organisasi :
q
Pedoman bagi kegiatan
q
Sumber legitimasi
q
Standar pelaksanaan
q
Sumber motivasi
B. Tipe-Tipe Tujuan
Perrow membagi 5 (lima) tipe tujuan, yaitu :
q
Tujuan kemasyarakatan (societal goals)
q
Tujuan keluaran (output goals)
q
Tujuan system (system goals)
q
Tujuan produk (product goal)
q
Tujuan turunan (derived goals)
C.
Proses Perumusan Tujuan
KOALISI EKSTERNAL
|
|
Manajer
Pelaksana
|
|
TUJUAN
|
Pemegang saham, pemiliki modal, penyedia, langganan
|
|
|
|
|
|
|
KOALISI INTERNAL
|
|
Sistem
Nilai
|
|
Manajemen, manajer, karyawan, dsb
|
|
|
|
|
|
|
|
TUJUAN
INDIVIDU vs ORGANISASI
|
|
|
|
|
Bidang yang harus ditetapkan tujuan
(Peter Drucker) , yaitu :
q
Posisi pasar
q
Produktivitas atau efisiensi
q
Sumber daya phisik dan keuangan
q
Profitabilitas (tujuan laba).
q
Inovasi
q
Pengembangan manager
q
Pengembangan sikap karyawan
q
Tanggungajawab social publik
Dalam upaya proses perumusan tujuan
yang efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
q
Libatkan individu-individu
q
Manajer puncak hendaknya menurunkan tujuan-tujuan pada
tingkatan-tingkatan yang lebih rendah.
q
Tujuan harus realistic
q
Harus jelas
q
Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana
q
Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten
dengan tujuan umum
q
Tinjau kembali tujuan yang telah ditetapkan
D.
Management By Objectives
(Mbo)
Hakekat MBO :
Unsur-Unsur Umum Sistem MBO
q
Merumuskan tujuan secara jelas
q
Komitmen pada program
q
Mendidik dan melatih manajer
q
Penetapan tujuan manajemen puncak dan harus dapat diukur.
q
Penetapan tujuan perseorangan
q
Mendorong partisipasi bersama
q
Otonomi dalam implementasi rencana
q
Peninjauan kembali prestasi (umpan balik)
Kekuatan Dan Kelemahan Mbo
Ø Kekuatan
MBO
q Memungkinkan para
individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
q Membantu dalam
perencanaan
q Memperbaiki
komunikasi antara manajer dan bawahan.
q Membuat para
individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.
q Membuat proses
evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan
tertentu.
Ø Kelemahan
MBO
q Membutuhkan waktu
dan usaha
q Meningkatkan
banyaknya kerta kerja
q Memerlukan
banyaknya perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang dan prosedur
pengawasan.
q Membutuhkan
pelatihan baru baik bagi manajer maupun kepada karyawan.
q Penentuan
deskripsi (uraian) jabatan sangat sulit dan memakan waktu
q Penetapan dan
pengkoordinasian tujuan sangat sulit.
C.PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)
1. Defenisi Dan
Tipe-Tipe Pembuatan Keputusan
Defenisi :
Tipe-tipe
(klasifikasi) keputusan
:
1.
Keputusan yang diprogram dan tidak terprogram.
q Keputusan yamng
diprogram (programmed decisions)
q Keputusan yang
tidak diprogram (non programmed decisions)
2. Keputusan-keputusan
yang dibuat dibawah kondisi kepastian, risiko dan ketidakpastian.
q Dalam kondisi
kepastian (certainty) :
q Dalam kondisi
risiko (risk) :
q Dalam kondisi
ketidakpastian (uncertainty) :
2.
Proses Pembuatan Keputusan
Ø
Pemahaman dan perumusan masalah (identifikasi dan
diagnosa masalah)
Ø
Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Ø
Mengembangkan alternatif-alternatif
Ø
Evaluasi alternatif-alternatif
Ø
Pemilihan alternatif terbaik
Ø
Implementasi keputusan
Ø
Evaluasi hasil-hasil keputusan
3. Keterlibatan
Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan Kelompok
Hal-hal yang mempengaruhi dan
menentukan apakah sebaiknya pembuatan keputusan kelompok digunakan atau tidak,
antara lain;
1. Karakteristik-karakteristik
situasi keputusan;
q Persyaratan kualitas
q Informasi yang
cukup
q Situasi keputusan
terstruktur
q Penerimaan
keputusan (kepastian penerimaan keputusan)
q Tujuan organisasi
q Konflik yang akan
timbul
2. Gaya pembuatan
keputusan manajemen
Ada
lima Gaya (Vroom-Yetton) pembuatan keputusan manajemen :
q Manajer membuat
keputusan sendiri, dengan menggunakan informasi yang tersedia pada waktu
tertentu.
q Manajer
mendapatkan informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menentukan
keputusan yang sesuai.
q Manajer
membicarakan masalah dengan para bawahan scara individual dan mendapatkan
gagasan-gagasan dan saran-saran tanpa mengikut sertakan para bawahan sebagai
suatu kelompok.
q Manajer
membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan
mengumpulkan gagasan-gagasan dan saran mereka dalam suatu pertemuan kelompok.
q Manajer
membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan
kelompok menyusun dan menilai alternatif-alternatif.
4.
Metode-Metode Kuantitaf Dalam Pembuatan Keputusan
Berbagai teknik dan peralatan kuantitatif
dalam pmbuatan keputusan dikenal sebagai teknik-teknik “management science”
/ “operation research (riset operasi)”.
Maksud dan Tujuan
Riset Operasi :
Ciri-ciri
Riset Operasi :
q Terpusat pada
pembuatan keputusan
q Penggunaan metode
ilmiah
q Penggunaan model
matematika
q Efektivitas
ekonomis
q Bergantung pada
komputer
q Pendekatan tim
q Orientasi system
Tahap-Tahap
Pendekatan Riset Operasi :
q
Diagnosa masalah
q
Perumusan masalah
q
Pembuatan model
q
Analisa model
q
Implementasi penemuan
Berbagai
Model dan Teknik Riset Operasi
Ø
Cara pengelompokkan model-model
q Model normative
q Model deskriptif
Ø Jenis model dan
teknik-teknik operasi
q Programasi linear
(linear programming)
q Teori antrian
(queuing theory) / Model garis tunggu
q Analisa network
Teori permainan (game theory)
q Model rantai
Markov (Markov chains)
q Programasi
dinamik (dynamic programming)
q Simulasi
(simulation)
Kebaikan dan Keterbatasan Penggunaan
Riset Operasi
Ø
Kebaikan :
q Memungkinkan
untuk memerinci suatu masalah kompleks dan berskala besar menjadi bagian-bagian
lebih kecil sehingga dapat memudahkan diagnosa dan dianalisa.
q Menghasilkan
keputusan yang lebih baik, karena mengikuti berbagai prosedur logic dan
sistematik.
q Membantu dalam
penilaian alternatif-alternatif, sehingga memungkinkan untuk membuat pilihan yang
tepat.
Ø
Keterbatasan :
q Terlalu mahal
atau banyak jenis masalah yang timbul
q Tidak dapat
diterapkan secara efektif dalam banyak situasi
q Mudah menjadi
teknik-teknik yang terpisah dari kenyataan
Pedoman penggunaan Riset Operasi
secara Efektif
q
Dukungan manajemen puncak
q
Tanggungjawab manajerial bagi program
q
Partisipasi manajer
q
Penggunaan kebijakan manajrial
q
Pengumpulan data scara cepat
q
Aspek-aspek teknik tidak dibiarkan mendominasi
q
Persiapan untuk kesulitan-kesulitan awal
q
Penyimpanan laporan secara akurat.
